Статья "Подготовка аудитории к событиям"

/ доступные ссылки выделены жирным шрифтом /

Слушая на днях эмоциональный рассказ московского коллеги о том, насколько неподготовленной оказалась принимающая сторона под его очные лекции (что вполне могло привести к срыву мероприятия, если бы не его, понятное дело, мастерство в совокупности с импровизациями, что, впрочем, в данном случае, было весьма недалеко от истины), и припоминая множество аналогичных историй, озвученных мне другими людьми, я решил, что именно это станет актуальной темой для моей очередной статьи. Гольцов Кирилл Вячеславович www.golcov.ru официальный сайт тайм-менеджмент проза поэзия статьи курсы лекции семинары доступная среда патриотические экскурсии походы образование дистанционное обучение профессиональная ориентация Республика Крым Москва Полагаю, текст ниже может быть полезен, как преподавателям, так и организаторам вариативных мероприятий под новые, периодические и постоянно идущие события.

На снимке справа меня недавно запечатлели коллеги во время проведения курсов повышения квалификации по тайм-менеджменту в Московской области. Именно с этим мероприятием у меня, в том числе, связаны свои забавные нюансы по подготовке аудитории к событию, в связи с чем, полагаю, рассматриваемая фотография будет отличной иллюстрацией к настоящей статье.

Прежде всего, как и во всём остальном, здесь нельзя полагаться на кого-либо, а необходимо решительно брать дело в свои опытные руки, особенно, если у вас присутствуют действительно специфические требования (например, по размерам помещения или к тому, что обязательно должен иметь с собой каждый участник). Примечательно, что частота и разнообразные форматы проводимых публичных мероприятий на какой-либо площадке (разумеется, под словом "аудитория", вынесенном в название статьи, я понимаю самый широкий круг помещений, приемлемых преимущественно под образовательные цели), может абсолютно никак не отражаться на адекватном владении тамошними товарищами этой темой. Даже, если принимающая сторона "отмахивается" от ваших обоснованных уточнений, уверяя, что у неё созданы и многократно успешно апробированы буквально идеальные условия под любое событие, постарайтесь настоять на своём и согласовать все актуальные для вас детали. Лучше всего это сделать в письменной форме (выслав заранее подготовленный перечень по той же электронной почте и обязательно дождавшись ответного подтверждения), чтобы потом не было деструктивных препирательств о том, кто / что кому говорил или нет и насколько правильно вы друг друга поняли. С той же целью, выражайте свои мысли и здесь максимально просто, доступно и однозначно с элементами необходимой детализации, в том числе, избегая "мудрёных" специфических терминов, аббревиатур (которые вполне могут совпасть с чем-то ещё) и сленговых наименований. Если вы собираетесь выступать с кем-то ещё, обязательно привлеките ко всему рассматриваемому здесь (или, как минимум, к части, непосредственно его касающейся) и это заинтересованное лицо.

Самое главное, помните, что вы обязаны вести разговор в таком русле (разумеется, учитывая неизменное наличие исключений), когда сами диктуете необходимые условия представителям принимающей площадки, чтобы они искали способы подстроиться под ваши нужды, а не наоборот. Ведь все ваши условия / требования - это не просто пустая блажь, а необходимость, продиктованная стремлением максимально качественно и эффективно провести событие. Какие же здесь могут быть консенсусы (каждый раз, когда мне попадается это слово, я почему-то неизменно вспоминаю заставку к советской информационно-аналитической передаче "Прожектор перестройки", а уж потом образ Горбачёва)?! В противном случае, вы не только можете очень сильно затруднить самому себе выполнение профессиональной задачи, но и, что намного хуже, обмануть ожидания слушателей.

Что нужно непременно согласовать и убедиться, что вы друг друга правильно поняли (обязательно и сразу определитесь с конкретным человеком, который всецело отвечает именно за этот вопрос и с которым вы можете постоянно контактировать, как на этапе предварительных договорённостей, так и в ходе предполагаемого мероприятия)? Прежде всего, максимально детально доведите до сведения принимающей стороны - как именно будет проходить ваше мероприятие со всеми его особенностями. Буквально пошагово распишите те моменты, которые, так сказать, выходят за классические академические рамки - например, на тренингах часто слушателей просят попрыгать, спеть хором или громко кричать. Скрупулёзно выясните - насколько это вообще возможно / уместно в рассматриваемой ситуации и на чём надо сконцентрировать организаторам внимание, чтобы избежать проблем. А что это может быть? Допустим, травматичное (в том числе, пугающее) падение на головы участников и / или порча предметов в помещении, которые могут запросто рухнуть с полок / шкафов при прыжках нескольких десятков человек (а то ещё и пол не выдержит - в жизни всё может быть) или возможной реакции людей из соседних аудиторий.

На следующем этапе вы определяетесь с самым удачным помещением, когда есть право выбора (в том числе, подразумевающая, что, без регламентированной событием необходимости, на протяжении всего времени, при многодневности, будет использоваться именно оно одно) или возможностями максимальной адаптации к требуемому при отсутствии альтернатив. Когда мероприятие подразумевает приезд слушателей, то самым наилучшим окажется, если оно будет иметь удобное расположение относительно их совместного пребывания  (хотя бы основного количества) или, как минимум, позволять быстро добраться до него на общественном транспорте / пешком. Как правило, людьми хорошо воспринимается событие в здании / на этаже, близком по формату к мероприятию - допустим, курсы повышения квалификации лучшего всего проводить в учебном заведении, и совсем уж замечательно, если оно окажется профильным. Оговорите желательный размер помещения (в том числе, наличие / размер окон и высоту потолка), его назначение (возможно, исходя из этого критерия вам сразу предложат именно то, что предназначено под цели, схожие с желательными вами) и формат (например, класс или актовый зал). Помещение должно находиться не в аварийном состоянии и подразумевать соблюдение регламентированных техник безопасности (не забудьте уточнить - каким образом вам лучше всего ориентировать / организовывать слушателей в случае необходимости срочно покинуть помещение). Отлично, если там будут в шаговой доступности туалет, рукомойник (желательно с зеркалом) и источник питьевой воды (при этом, с вашей стороны было бы, в любом случае, разумно прихватить с собой по пути бутылочку воды - явно не помешает) с количеством одноразовых стаканчиков бо'льшим, чем оговоренное количество участников хотя бы на пять штук. Если ваши слушатели нуждаются в каком-то дополнительном внимании (люди пожилого возраста, с ограниченными возможностями здоровья, беременные женщины, дети), непременно это озвучьте и вместе попытайтесь максимально "войти в положение". И, наконец, детально уточните все необходимые шаги для вас и слушателей, чтобы беспроблемно попасть туда с момента, как войдёте в здание (в том числе, относительно безопасного и удобного размещения верхней одежды и личных вещей).

Обязательно учитывайте, что совершенно очевидное и подразумеваемое "по умолчанию" для вас - вполне может вовсе не являться таковым для кого-то ещё (например, отсутствие микрофона и средств звукоусиления в большом зале). Не бойтесь показаться здесь каким-то странным и смешным, если ненавязчиво уточните наличие в помещении дверей, а не пустых проёмов (особенно, если вам на мероприятии важно создать закрытое пространство), потолка (одному моему коллеге организаторы пояснили его отсутствие ремонтными работами и летом, когда это "совершенно не принципиально"), да и стен тоже (помню, несколько лет назад, я вёл одно событие, которое, не предупреждая, вынесли на явно для подобного никак не предназначавшуюся крышу одного из офисных зданий в Центре Столицы). В общем, постарайтесь избежать любого рода неприятных сюрпризов!

Знаете, многим людям очень нравятся огромные залы (наверное, это неизменно придаёт даже откровенно бессмысленному событию, коих, к сожалению, сейчас очень много, некую подавляющую глобальность и значимость, являющуюся, разумеется, частенько всего лишь желанной иллюзией) - в них так легко "затеряться" в толпе (да и просто незаметно подремать), а другие слушатели предпочитают формат небольшой аудитории. Призна'юсь, и мне всегда был гораздо ближе второй вариант (равно, как и не огромные современные дома с проспектами, а старые небольшие домики с узенькими улочками), который, на мой взгляд, позволяет установить максимально эффективный диалог с собравшимися (в том числе, сразу получать замечательную обратную связь и гибко подстраиваться под происходящее) и итог события будет буквально обречён на максимальную эффективность. Если это возможно / уместно и ваша цель - достижение наилучшего результата, советую остановиться именно на таком варианте.

Теперь перейдём к тому, что находится внутри. Практически самое главное здесь - наличие компьютера с доступом в Интернет и возможностью подключения внешних устройств (будет весьма нелишним и пульт для дистанционного управления презентацией), а также проектора. Разумеется, это должно сопрягаться с наличием хотя бы минут за 15 до начала события местного системного администратора, который поможет всё это хозяйство "запустить" и настроить. В аудитории должно быть достаточное количество расставленных эквивалентно событию стульев (с наличием свободного места вокруг, если ваш формат подразумевает какие-то активные действия слушателей сто'я) для всех заявленных участников мероприятия (если есть возможность поставить не скреплённые вместе конструкции - это будет удобнее / практичнее всего) и хотя бы пара запасных сидячих мест "на всякий случай", плюс ваше максимально комфортное расположение (по необходимости, в виде подиума или кресла со столом).

Попросите организаторов заранее убедиться, что никто там до вас ничего не оставил, чтобы не начинать мероприятие с перестановок, перекладок и прочих времязатратных дел (включая дискомфорт от переполненных мусорных корзин). Особое внимание обратите на то, чтобы в аудитории не находилось ничего (плакаты, картины, экспонаты), что может не соответствовать / противоречить (в том числе, в формате рекламы) теме, которой посвящено ваше событие (а вот подтверждать / способствовать, без лишних действий / по умолчанию - было бы весьма даже и неплохо). Получите подтверждение тому, что всё помещение будет в вашем полном распоряжении, и никто не станет вдруг рядом / параллельно проводить какое-то своё событие (равно, как и не предполагает использовать помещение в процессе мероприятия, пусть и ненадолго, с какими-то не регламентированными вами целями, в том числе, как проходное). Узнайте о возможном наличии других отвлекающих / мешающих факторов (например, сильного шума из соседних помещений или нечто неизменно привлекающее внимание людей сквозь окна) и способах их исключения или минимизации. Если вы планируете по итогам события или в его ходе использовать раздаточные материалы и / или анкеты "обратной связи" (при необходимости, отдельно уточните техническую возможность и уместность распечатки их на месте события в требуемом количестве и цвете) - убедитесь, что вам будет, где всё это разместить для удобного и свободного доступа всех заинтересованных лиц (чаще всего, здесь оказывает большую разностороннюю помощь представитель организатора, присутствующий на мероприятии).

Особо оговорите необходимость наличия (изначально понимая необходимость минимизации, а, лучше всего, по возможности, вообще исключения чего-то подобного) специфических аспектов под ваше событие - например, возможности установки / монтажа / применения привезённого вами оборудования, затемнения помещения, маркерной / интерактивной / меловой доски, документ-камеры или шариковой ручки и нескольких листов бумаги у каждого слушателя. Будьте готовы к тому, что чего-то здесь может не оказаться (не получится / не разрешено) и имейте в запасе альтернативные предложения, которые ни в какой мере не скажутся на качестве мероприятия.

До начала события аудитория должна быть тщательно проветрена и, очень желательно, вымыта. Было бы замечательно, если уборщица не увлекалась использованием средств с хлоркой (ну и, разумеется, не особенно энергично шубутила провода у техники). Помню, вёл я курсы повышения квалификации по тайм-менеджменту в одном образовательном учреждении, и, зайдя в помещение, почувствовал не только острый неприятный запах, но и вскоре ощутил характерную резь в глазах. Распахнутые настежь окна, как оказалось, помогают весьма мало, да и на улице мороз. Как вести в таких условиях занятия? И здесь меня выручило то, что, за исключением одного человека, все остальные слушатели были женщинами. Покинув аудиторию на несколько минут с директором школы, чтобы переговорить по организационным моментам других запланированных событий, по возвращении, я вдруг почувствовал, что, вместо хлорки, в помещении приятно пахнет смесью духов и дезодорантов, что безо всяких проблем позволило нам замечательно и комфортно провести вместе несколько академических часов.

Иногда вы или принимающая сторона можете быть заинтересованы в фото и / или видеосъёмке события. Обязательно заранее оговорите этот момент, чтобы исключить разного рода неожиданности и в этом направлении, благополучно разрешив все возможные тематические вопросы (в том числе, технические нюансы и согласование этих намерений с остальными участниками мероприятия, которые вполне могут иметь на рассматриваемый предмет своё особое мнение) исключительно на этапе предварительных договорённостей. Равно, кстати, как и предполагаемое дальнейшее использование этих материалов под публичные цели.

Договорённости, даже подтверждённые - это, конечно, очень даже замечательно, но всегда надо быть готовыми к тому, что, по тем или иным причинам, всё / часть их может "переиграться" в самый последний момент, в том числе, по форс-мажорным обстоятельствам. Будьте обязательно готовы и к такому развитию событий, чтобы, несмотря ни на что, всё равно провести мероприятие на неизменно подразумеваемом высоком уровне, исходя, конечно, из конкретной ситуации. Как показала практика, например, моих выступлений в Крымском республиканском институте постдипломного педагогического образования в период "блэкаута" полуострова, даже при общей неразберихе и социальной напряжённости, отсутствии электроэнергии и проведении курсов в тёмное время суток, вполне можно (и нужно) достойно выйти из положения. А уж практически во всех остальных случаях, с которыми вы неоднократно обязательно столкнётесь на собственном опыте - согласитесь, тем более.

Правильно подготовленная аудитория - несомненно, один из важных элементов успешного проведения вашего события, но практически всё в нём завесит исключительно от вас!

 

Гольцов Кирилл

апрель 2018

 

Copyright © Свидетельство о публикации в электронном СМИ № 218040101360

главная страница | навигатор | работы и проекты | актуальные события | эффективное сотрудничество | обновления
обо мне | фотографии | видеоматериалы | авторские снимки | увлечения | интересные факты | контактная информация