Статья "Делаем всё вовремя"

/ доступные ссылки выделены жирным шрифтом /

Общеизвестно, что сотрудник, постоянно задерживающийся на работе, скорее всего, плохой – не смог грамотно распределить дела в рамках рабочего дня. Понятно, что есть исключения:

  • зависимость от третьих лиц: обязал начальник, партнёр обещал выслать материалы «через минуту» – и всё никак
  • сверх энтузиазм: но это только в какие-то особенные периоды
  • нечто сверхсрочное: опять же, иногда бывает
  • творческая деятельность: но у таких граждан, как правило, и график свободный, что имеет косвенное отношение к теме настоящей статьи
  • договорённость с кем-то встретиться позднее - редко
  • не хочется идти домой: проблемы в семье, одиночество, беспокойные соседи и иное

Тем не менее, остаётся фактом, что в общей массе и к большинству дней – это утверждение справедливо. Более того, как любила выражаться моя бабушка, это «звенья одной цепи». То есть, «торможение» и, как прямое следствие, «нигде не успевание» проецируется на всё остальное в жизни человека. В связи с этим, вполне закономерно, возникает «извечный русский вопрос»: что же делать? Ну, постоянно у вас так во всём получается!

По этому поводу (тайм-менеджмент) написано множество книг, но всё больше мудрёных, смутных для адекватного восприятия или предполагающих некие продолжительные схемы самовоспитания. Для русского человека – это уж слишком. Нам ведь, как правило, нужна чёткая и абсолютно ясная последовательность действий – делаем так, потом эдак и приходим к такому-то результату. Окружающие меня часто спрашивают – как я везде и всегда успеваю (случаи моего опоздания за все годы жизни можно пересчитать буквально по пальцам одной руки) и подозревают в утаении неких секретных методик. Это, разумеется, не так, но даёт мне весомое основание предметно поделиться с вами крупицами накопленного опыта. Хотя, вполне возможно, именно в вашем конкретном случае, они будут недейственны.

Основная проблема нашего человека – опоздание на работу. И здесь вполне понятна негативная реакция руководства (постоянно самого «грешащего» этим делом), вариативно пытающегося бороться с таким явлением путём выговоров, отработок, штрафов и увольнений. Особенное неприятное изумление вызывают сотрудники, живущие прямо возле работы и регулярно на минут 15-30 «задерживаются». Такие люди особенно диссонируют с теми, кто тратит на дорогу, бывает, не один час и (о чудо!) приезжают неизменно вовремя или даже раньше. Почему так? У человека здесь найдётся масса «весомых» причин, причём ежедневных. Будучи людьми разумными, наверное, стоило бы пытаться как-то учиться в рассматриваемой ситуации на своих же ошибках, но нет. К сожалению, большинство исходит здесь из очень простого принципа – будут, когда смогут.

А как сделать правильно? Прежде всего, необходимо чётко определиться с целью – успеть в некое место к определённому времени. С этим, вроде как, проблем не возникает, хотя у меня был много лет назад достаточно примечательный случай. На работу приняли одного рассеянного специалиста, который, отработав первый день, вышел на второй только к вечеру. Недовольному начальнику и заинтересованным коллегам он объяснил всё просто: вышел с утра на традиционную прогулку, размялся, вернулся и начал заниматься дома бытовыми делами. А тут после обеда неожиданно вспомнил – я же должен быть на работе! И так бывает.

Чётко уяснив цель, можно переходить к подготовке – выбрать и заранее, с вечера, приготовить одежду (а не заниматься этим впопыхах с утра), взять необходимые для встречи аксессуары – например, документы и положить в пакет или портфель. Что же – теперь вам с утра остаётся только одеться и пойти. Тем не менее, отвлекшись на другие вопросы, вернитесь вечером к этому и ещё раз убедитесь, что на завтра у вас точно всё готово. Согласитесь, совсем не сложно и времени, по моему опыту, всего-то 10-15 минут занимает в совокупности, а какая ощутимая экономия нервов (ведь при «традиционном» подходе обязательно что-то с утра в спешке ускользнёт от внимания) и чувство уверенности в себе с самого утра. А это дорогого стоит – как начнёшь день, так его и проведёшь.

Вечером имеет смысл задуматься – во сколько будет лучше с утра подняться. Если предстоит очередной путь на работу, который вы уже неоднократно проделывали, то всё очень просто. Вспомните – на какое среднее время вы туда периодически опаздываете (например, 10 минут), прибавьте к этой цифре усреднённое время в пути (пусть час) и ещё 15 «контрольных» минут на разного рода форс-мажорные обстоятельства. В моём примере получилось 1 час 25 минут, смело округляем в большую сторону и выходим на итоговую цифру – 1,5 часа.

Но очевидно, что встать-то вы должны пораньше этой цифры – сделать зарядку, умыться, позавтракать и всё такое прочее. Что же, сколько на это именно вам нужно времени, давным-давно известно – пусть час. Складываем с приведёнными выше расчётами, и вот она – ваша «счастливая цифра успевания на работу вовремя» – 2,5 часа. Если ваш рабочий день, например, начинается в 09-30, то нетрудно выяснить, что встать вам нужно ровно в 7 часов. Всё просто.

Кстати, здесь невольно возникает вопрос со средством, которое вернёт Вас ото сна к реальности. Это могут быть: «внутренние часы», классический будильник, встающие раньше вас близкие люди (которые вполне могут однажды «закрутиться» в делах и обо всём позабыть) или некие сочетания. Конечно, решать вам, исходя из конкретных обстоятельств, я же приведу свой подход к этому действу. Вообще-то, у меня хорошо работают биологические часы, и это значит (поясню для тех, кто об этом только смутно что-то слышал или подзабыл), что я могу «назначить» организму время пробуждения, например, в 5 часов утра – так оно и будет. Однако всё может случиться (организм устал, я забыл дать соответствующую установку и прочие единичные моменты), поэтому мне несложно поставить ещё два дополнительных будильника – на КПК и оставшемся ещё с давних времён пейджере. Зачем дублировать? Опять же – из чисто практических соображений: по неким причинам (закончилась батарейка, банально ошибся при программировании) одно из устройств может и не сработать, как надо – так надёжнее. Причём, время везде я выставляю с разницей в 1-2 минуты (например, 06-00, 06-01 и 06-03): биологическое, КПК и пейджера. Почему? А при одновременном «тройном» звонке может произойти следующее: вы полежали, послушали, затем сомкнули глаза и опять начали погружаться в сон. Это нехорошая ситуация и стоит прилагать все возможные усилия, чтобы её избежать, даже, несмотря на наличие на современных устройствах автоматических «напоминалок».

Что же, теперь у вас появляется большая доля уверенности, что с утра удастся подняться точно в назначенное время. Не слишком ли сложные манипуляции? Нет, и занимают «»за всё про всё меньше минуты – гораздо дольше всё это описывать.

Если завтра вы направляетесь в некое место в первый раз, то даже в случае, если вам дали точный маршрут и ориентировочное время в пути, накиньте к рассмотренной выше временной сумме ещё 15-20 минут – просто на всякий случай. Ну, а если маршрут не совсем ясен, постарайтесь приложить усилия к тому, чтобы максимально уточнить данные (созвониться с владеющими информацией людьми, поискать в Интернете). Если всё же продолжают оставаться сомнения, увеличьте озвученную цифру с 15 до 30 минут.

Подсчитав, что, в худшем случае, я предлагаю «набросить», в совокупности, целых 45 минут к фактическому времени пути, у могут невольно зародиться сомнения в целесообразности такой затеи. Мой ответ – колебаться не стоит. У нас в обществе вообще сложился какой-то странный стереотип: приходить на работу раньше – чуть ли не нонсенс, а задерживаться – вроде как, в порядке вещей. А ведь самое «страшное», что может случиться при таком подходе – вы приедете куда-нибудь минут на 20-30 раньше (но, скорее всего, где-то за 10-15, так как разного рода «замедляющие» обстоятельства по пути отыщутся всегда). Однако, в этом, согласитесь, нет абсолютно ничего плохого – гораздо хуже будет опоздать. Кроме того, такой подход даёт просто уникальную возможность немного замедлить стремительный темп современной жизни и приводит к наличию массы альтернатив. Каких? Бежать по эскалатору или спокойно постоять справа, врываться с «безумными глазами» в переполненный транспорт или подождать следующего (а, возможно, пройтись остановку-другую пешочком), не торопясь прогуляться и привести в порядок свои мысли перед встречей или стремглав нестись, высчитывая секунды, с одной навязчивой идеей – только бы не опоздать.

Как-то мы беседовали на эту тему с одной коллегой из Департамента образования города Москвы, и она решила попробовать. Буквально на следующий день результат оказался налицо, и я слушал восхищённый рассказ бодрого и довольного человека. Вышла она всего на 25 минут пораньше из дома, и:

  • не пришлось толпиться в давке очереди на остановке
  • транспорт подошёл сравнительно свободный – даже чуть ли ни в первый раз удалось посидеть
  • спокойно проехалась в метро, обратив, в кои-то веки, внимание – насколько красивы станции и параллельно подметила несколько забавных эпизодов
  • прошлась одну автобусную остановку до работы пешочком, параллельно купив по дороге «свежую» прессу и что-то к чаю
  • ровно за 5 минут была уже на месте – спокойно пила кофе и разговаривала с подругой по телефону

И никакой суеты – одни положительные эмоции! Попробуйте сами и сравните.

Но здесь возникает ещё одна «проблема» – например, расписание движения электричек для жителей Подмосковья. Действуйте решительно – выбирайте ту, что заведомо идёт на те же минут 15-20 пораньше – не прогадаете. Тем более, сделать это совсем не трудно, так как утренний и вечерний графики движения весьма плотные. А если учесть вполне возможные задержки в пути, да и просто хулиганские действия третьих лиц (некоторые так и норовят навязчиво воспользоваться стоп-краном, с целью сойти на пропущенной остановке, впустить некоего припозднившегося товарища или просто «посмотреть, что будет»), то окажетесь на месте как раз вовремя или, что приятно, даже немного раньше.

У многих утро «завязано» ещё и с какими-то насущными делами – например, проводить ребёнка в детский сад. И как здесь не мудри – опоздания на работу не избежать. Что же, считаю, что и это не является уважительным поводом. Ведь не стоит забывать, что работодателя (равно, как и иных лиц) не интересует и не должны волновать какие-то ваши «заморочки». Вы чётко договорились на некие условия и будьте любезны их исполнять. Не можете – не «подписывайтесь» или, в связи с изменившимися обстоятельствами, если это возможно, попробуйте оговорить, что, например, на полчаса позже будете начинать рабочий день и так же заканчивать. Не получается или не хочется? Ищите другую работу – это будет честно и справедливо.

Кстати, в рассматриваемой ситуации отдельные сотрудники поступают весьма творчески. Договариваются с руководством об «официальном» ежедневном опоздании на час, а приходят через 1,5-2 – «так получилось». Это самое настоящее хамство и подобное поведение скажет о человеке далеко не в плюс, как среди коллег, так и со стороны руководства. Не стоит злоупотреблять нормальным отношением людей, тем более, которые тактично идут вам на встречу. В такой периодически повторяющейся ситуации, ваши даже самые весомые аргументы очень скоро предсказуемо будут вызывать только смех, недоверие и раздражение. Не выводите людей из себя и будьте честными хотя бы в таких мелочах.

Частенько возникают ситуации, когда вы даёте скоропалительные временные обещания. От этого страдает качество работы (или того, чем вы заняты), дёргаетесь сами и «напрягаете» окружающих. Постоянно приходится сталкиваться с такими примерами, в основном, касающимися представительниц прекрасного пола. Вот время неуклонно приближается к концу рабочего дня и девушка отвечает на звонок, что через пару минут уже выходит с работы. А тут оказывается, что не «проходит» электронное письмо, которое нужно обязательно сегодня отправить и, кстати, надо забежать перед дорогой в туалет – привести себя в порядок. Итог – выход через неопределённое время. Зачем же обещать нечто и самому устанавливать чёткие временные рамки в подобных случаях? Гораздо разумнее использовать нейтральные формулировки: «сейчас закончу отчёт и выхожу» или «давай я перезвоню, когда буду спускаться в лифте». Если, по определённым причинам, это невозможно или некорректно, то помните про «волшебную» цифру 15 минут и эффективно её используйте.

Интересный у нас народ – опоздания возводятся чуть ли не в культ и, иногда, считаются не просто уместными, а прямо-таки обязательными. Вот, например, томится на скамеечке влюблённый юноша, поглядывает на часы в ожидании «девушки мечты» и хорошо помнит народную мудрость про «классические» ситуативные задержки. А, не дай Бог, она явится в точно назначенное время – это же настоящий «шок»! Аргумент с «наведением марафета», как весомой причиной задержки, абсолютно спокойно воспринимается сознанием социума, а на самом деле является абсолютной невежливостью по отношению к другому человеку. Если знаете, что на все эти прихорашивания необходим час, так и договаривайтесь решительно через два.

К счастью, при определённом подходе, это очень быстро «лечится». Вот, например, один мой знакомый пару раз «накололся» с подобной ситуацией, опоздав из-за девушки на важные мероприятия, где нужно обязательно быть вовремя. Обдумав ситуацию, он стал реализовывать очень простую схему: чётко оговаривал с партнёршей критичный срок её выхода из дома и аргументировал необходимость быть самому вовремя в любом случае. Подъехав на машине к дому любимой, он честно ждал до установленного срока и пару раз уезжал в «гордом одиночестве». Результат: на третий раз и далее девушка стала не только успевать, но и выходить раньше, при этом, нисколько не ущемляя свои «марафеты». Почему так? Просто стала лучше планировать своё время. Возможно, не самая хорошая методика обучения, зато действенная.

Поэтому, давайте не будем «разбалтываться» и думать только о себе, обижая окружающих своим пренебрежительным отношением к договорённостям. Помните, что самое дорогое, что есть у каждого из нас – это время. Хотите нанести кому-то самое тяжкое оскорбление? Опаздывайте и будьте неточны. Это избавит вас от необходимости говорить вслух о том, насколько низким, недостойным и ничтожным является в ваших глазах этот человек. Вам наплевать на его время – и этим всё сказано.

Находясь на работе, обязательно относитесь чутко к времени окружающих – они это неизменно оценят. Если вас попросили подойти или сделать что-то другое, и вы ответили – «сейчас» или «через пару минут», то будьте любезны нести полную ответственность за свои слова. Возможно, это какой-то пустяк, а может быть, именно сейчас это очень важно для человека – он ждёт, ждёт, а вы всё не идёте – подводите, однако. При этом, скорее всего, вы за другими делами просто банально забыли, что он подходил, собственный ответ или вообще предмет разговора. А это очень не хорошо. Возьмите себе за правило – сразу брать в таких случаях чистый лист бумаги, делать заметку и ставить прямо напротив – так сказать, памятка. Не кладите её на клавиатуру или просто на стол – лист обязательно будет задвинут в сторону и затеряется.

В поездках стоит помнить, что необходимость забегать в закрывающиеся двери, например, вагона поезда метрополитена, попросту отсутствует. Выигрыш в пару минут ровным счётом ничего вам здесь не даст, а вот различные неприятности найти очень даже можно. Частенько приходится наблюдать пассажиров с зажатыми дверьми куртками и сумками – и это, разумеется, ещё не самое худшее. Вы можете возразить – опаздываю и для меня эти несколько минут ожидания следующего поезда очень даже принципиальны. Отвечаю – планируйте время грамотно, а также прикидывайте: сколько его у вас уйдёт на лечение вполне возможных травм или на поиск и приобретение, допустим, новой одежды или сотового телефона – не говоря уже о материальной составляющей вопроса. Это, кстати, ещё одна из известных характерных черт наших соотечественников – быть умными задним числом.

Рабочий день подошёл к концу, и здесь имеет смысл постараться уйти вовремя, а вот насколько стремительно двигаться в сторону дома, опять необходимо определяться вам самим исходя из общего морального и физического состояния, а также текущих планов. Помните – то, что вы прибудете домой на 15-30 минут позже – абсолютно никак не повлияет на решение бытовых и большинства других вопросов.

Ещё одна актуальная здесь тема – как всё успеть, ведь столько надо сделать? Слушаешь какого-нибудь человека и умиляешься: ему завтра туда, сюда и ещё куда-то и что-то надо – как же он, бедный, качественно осилит подобный ком проблем? А очень просто и эффективно, если помнит народную мудрость – у страха глаза велики. Не верите? Тогда возьмите обычный лист бумаги формата “А4” и шариковую ручку. Теперь перечислить сверху все дела, которые необходимо сделать завтра. Получилось? Что же, рисуем горизонтальную схему, состоящую из образующих цепочку кружочков. Сделано? Внимательно смотрим на список и определяем оптимальную последовательность выполнения задач, отображая это внутри кружочков слева на право. Если всё готово, идём дальше – от каждого кружочка вниз делаем вертикальные цепочки из окружностей поменьше и перечисляем там более подробно основные этапы выполнения. Здесь заодно стоит обратиться к воспоминаниям – не хотели ли вы в перспективе сделать что-то ещё в том же месте или недалеко. Готово? Отлично. Теперь «грубо» прикиньте время для каждой операции и суммируйте для всех категорий. Сделали? Видите итог? Перед вашим изумлённым взором предстаёт такая картина – не так уж много времени надо затратить на всё необходимое, даже с учётом «заодно там же решить и другой вопрос». Отсюда вывод – можно заняться ещё тем и этим или просто посвятить время той или иной форме отдыха.

Не ожидали такого результата? А зря – всё так и есть. К тому же теперь у вас в руках оказалось ещё и подробное руководство – как, где, что и когда необходимо сделать, практически исключающее довольно часто возникающую ситуацию – человек где-то побывал, а потом, задним числом, припоминает – совсем забыл: хотел там ещё то сделать и рядом куда-то зайти. При этом, заметьте, на всё это у вас уйдут примерно всё те же 15 минут, что просто несоизмеримо с временными и психологическими затратами (не говоря уже о результатах) при «классическом подходе». Ничего сложного, не так ли?

Не рассуждайте, что надо бы как-нибудь действительно попробовать начать грамотно распределять время (это ошибочный путь), а действуйте уже сейчас. Кстати, вот достаточно показательный случай, когда договариваясь о встрече с одним достаточно известным в сфере российского тайм-менеджмента человеком, я столкнулся с просто изумительным фактом. Читаешь его глубокие книги и понимаешь (а если нет – там говорится об этом и прямым текстом) – у подобного «гиганта мысли» каждый день расписан практически по секундам минимум на неделю вперёд. Интересуюсь: «Когда у вас будет возможность подъехать?» - и в ответ неожиданно слышу: «Могу в любое время – как вам удобнее!». Ну что тут скажешь…

Ещё совет, который поможет постоянно быть в форме: контролировать время и тренировать мозг. Всем настоятельно советую бинарные часы (я сам предпочитаю «Ролекс», вы – какую-то другую марку, но мы говорим о деле)! Для тех, кто что-то об этом слышал, но не вникал подробнее, поясню: время (дата, год) определяется с помощью подсчёта количества светящихся диодов. Задача немного усложняется тем, что их значение бывает как единичным, так и десятичным, кроме того, через определённый незначительный временной интервал диоды гаснут – смотреть и считать надо очень быстро. Только не берите модели с разноцветными огонёчками – пусть они будут однотонными, так сложнее и интереснее. Попробуйте – не пожалеете. Да и просто оригинальная вещь в нетрадиционном исполнении.

Вот, пожалуй, и всё, чем я хотел с вами поделиться. Думаю, в конце стоит подытожить:

  • пробуждение всего на несколько десятков минут раньше (что, в большинстве случаев, абсолютно не принципиально) способно преобразить и качественно улучшить целый день
  • никуда не торопясь, вы никуда и не опаздываете
  • вникайте в частности вопросов, а не подходите в общем
  • не обещайте то, что не выполните
  • будьте честными с окружающими и самим собой

Планируйте и вы будете делать всё вовремя!

Гольцов Кирилл 

июль 2006, 2008

 

Copyright © Свидетельство о публикации в электронном СМИ № 2905250293

главная страница | навигатор | работы и проекты | актуальные события | эффективное сотрудничество | обновления
обо мне | фотографии | видеоматериалы | авторские снимки | увлечения | интересные факты | контактная информация