|
Статья "Делаем всё вовремя" / доступные ссылки выделены жирным шрифтом /
На фотографии справа, иллюстрирующей настоящую статью, я запечатлён на фоне
Чёрного моря и развалин Херсонеса Таврического. Снимок сделал мой крымский
коллега, с которым в этот момент мы, в том числе, обсуждали вопросы
целесообразности оценки производительности сотрудников, относительно
регламентированного и дополнительного времени, проведённого на рабочем месте. В
общем-то, выводы из этого совпали с мнением большинства других моих коллег и
знакомых, сводясь к тому, что сотрудник, постоянно задерживающийся на работе, скорее всего
банально не может грамотно распределить время на дела в рамках установленного дня
(хотя, поро'й, кому-то это даже представляется "трудоголическим"
или весьма героическим поступком, в том числе, с точки зрения отдельных
работодателей, приходящих в восторг от подобных проявлений). Понятно, за исключением
случаев:
Тем
не менее, остаётся фактом, что в общей массе и к большинству дней – это
утверждение окажется вполне справедливым. Более того, как любила выражаться моя бабушка,
всё это
"звенья одной цепи". То есть, нерасторопность и, как прямое следствие, "нигде не
успевание" предсказуемо проецируется на всё остальное в жизни человека. В связи с этим,
вполне закономерно, возникает "извечный русский вопрос": что же делать? Ну,
постоянно у многих как-то так во всём / преимущественно получается! По
этому поводу (тайм-менеджмент) написано множество книг и
статей, а ещё больше проведено разного рода тренингов, курсов и прочих
проявлений активности, но всё больше мудрёных,
смутных для адекватного восприятия или предполагающих некие продолжительные
схемы самовоспитания. Для русского человека – это уж слишком! Нам ведь, как
правило, нужна чёткая и абсолютно ясная последовательность действий – делаем
так, потом эдак и приходим к такому-то результату. Окружающие меня часто
спрашивают – как я везде и всегда успеваю (случаи моего опоздания за все годы
жизни можно пересчитать буквально по пальцам одной руки) и подозревают в утаении
неких секретных методик. Это, разумеется, не так, но даёт мне весомое основание
предметно поделиться с вами крупицами накопленного опыта. Хотя, вполне возможно,
именно в вашем конкретном случае, они будут недейственны.
Основная проблема очень многих людей – банальное опоздание на работу. И здесь вполне понятна
негативная реакция руководства (постоянно самого "грешащего" этим делом),
вариативно пытающегося бороться с таким явлением путём выговоров, отработок,
штрафов и увольнений. Особенное неприятное изумление вызывают сотрудники,
живущие прямо возле работы и регулярно на минут 15-30 "задерживающиеся" (это
правило практически без исключений по вполне понятным, но вовсе не значит, что
правильным соображениям рассматриваемых лиц). Такие
люди особенно диссонируют с теми, кто тратит на дорогу, бывает, не один час и (о
чудо!) приезжают неизменно вовремя или даже раньше. Почему так? У человека здесь
найдётся масса "весомых" причин, причём ежедневных. Будучи людьми разумными,
наверное, стоило бы пытаться как-то учиться в рассматриваемой ситуации на своих
же ошибках, но нет. К сожалению, большинство исходит здесь из очень простого
принципа – буду, когда смогу. А
как сделать правильно? Прежде всего, необходимо чётко определиться с целью –
успеть в некое место к определённому времени. С этим, вроде как, проблем не
возникает, хотя у меня был много лет назад достаточно примечательный случай. На
работу приняли одного, скажем так, рассеянного специалиста, который, отработав первый день,
пришёл на второй только к вечеру. Недовольному начальнику и заинтересованным
коллегам он объяснил всё просто: вышел с утра на традиционную прогулку,
размялся, вернулся и начал заниматься дома бытовыми делами. А тут после обеда,
решив вздремнуть,
неожиданно вспомнил – я же должен быть на работе! И так бывает.
Чётко уяснив цель, можно переходить к подготовке – выбрать и заранее, с вечера,
приготовить одежду (а не заниматься этим впопыхах с утра), взять необходимые для
встречи аксессуары – например, документы и положить в пакет или портфель. Что же
– теперь вам с утра остаётся только одеться и пойти. Тем не менее, отвлекшись на
другие вопросы, вернитесь вечером ещё раз к тому же и убедитесь, что на завтра у
вас точно всё готово. Согласитесь, совсем не сложно и времени, по моему опыту,
всего-то 10-15 минут занимает в совокупности, а какая ощутимая экономия нервов
(ведь при "традиционном" подходе обязательно что-то с утра в спешке ускользнёт
от внимания) и чувство уверенности в себе с самого утра. А это дорогого стоит –
как начнёшь день, так его и проведёшь.
Вечером имеет смысл задуматься – во сколько будет лучше с утра подняться. Если
предстоит очередной путь на работу, который вы уже неоднократно проделывали, то
всё очень просто. Вспомните – на какое среднее время вы туда периодически
опаздываете (пусть это будут 10 минут), прибавьте к этой цифре усреднённое время в
пути (например, час) и ещё 15 "контрольных" минут на разного рода форс-мажорные
обстоятельства. В моём примере получилось 1 час 25 минут, смело округляем в бо'льшую сторону и выходим на итоговую цифру – 1,5 часа. Однако, очевидно, что встать-то вы должны явно пораньше – сделать зарядку, умыться, полноценно позавтракать, вымыть посуду, решить какие-то домашние вопросы и всё такое прочее. Что же, сколько на это именно вам нужно времени, давным-давно известно (если нет, обязательно засеките уже завтра утром и запомните полученное значение) – пусть час. Складываем с приведёнными выше расчётами, и вот она – ваша индивидуальная "счастливая цифра успевания на работу вовремя" – 2,5 часа. Если рабочий день, допустим, начинается в 09:30, то путём элементарного математического действия нетрудно, наконец-то, выяснить, что встать вам нужно ровно в 7 часов.
Кстати, здесь невольно возникает вопрос с эффективным средством, которое вернёт Вас от сна
к реальности. Это могут быть: "внутренние часы", классический будильник,
встающие раньше вас близкие люди (которые вполне могут однажды "закрутиться" в
делах и обо всём позабыть) или некие сочетания. Конечно, решать вам, исходя из
конкретных обстоятельств, я же приведу свой подход к этому действу. Вообще-то, у
меня хорошо работают биологические часы, и это значит (поясню для тех, кто об
этом только смутно что-то слышал или подзабыл), что я могу "назначить" организму
время пробуждения, например, в 5 часов утра – так оно с небольшими вариациями и будет. Однако всё может
случиться (усталость, забуду дать соответствующую установку и прочие
единичные моменты), поэтому мне несложно поставить ещё два дополнительных
будильника – классический и на оставшемся ещё с давних времён пейджере. Зачем
дублировать? Опять же – из чисто практических соображений: по неким причинам
(закончилась батарейка, банально ошибся) одно из устройств
может и не сработать, как надо – так надёжнее. Причём, время везде я выставляю с
разницей в 3-5 минут (например, 06-00, 06-03 и 06-05): биологическое, будильника и
пейджера. Почему? А при одновременном "тройном" звонке может произойти
следующее: вы полежали, послушали, затем сомкнули глаза и опять начали
погружаться в сон. Это нехорошая ситуация и сто'ит
прилагать все возможные усилия, чтобы её избежать, даже, несмотря на наличие на
современных устройствах разного рода автоматических "напоминалок". Что
же, на основании всего, сказанного выше, у вас, несомненно, появляется большая доля уверенности, что с утра удастся
подняться точно в назначенное время. Не слишком ли сложные манипуляции? Нет, и
занимают "за всё про всё" буквально меньше минуты – как вы можете сами
убедиться, гораздо дольше всё это описывать.
Если завтра вы направляетесь в некое место в первый раз (или просто давно там не
бывали), то даже в случае, если
вам дали точный маршрут и ориентировочное время в пути, накиньте к рассмотренной
выше временной сумме ещё 15-20 минут – просто на всякий случай. Ну, а если
дорога не совсем ясен, постарайтесь приложить усилия к тому, чтобы максимально
уточнить данные (созвониться с владеющими информацией людьми, поискать
информацию в
Интернете). Если всё же продолжают оставаться сомнения, увеличьте озвученную
цифру с 15 до 30 минут.
Подсчитав, что, в худшем случае, я предлагаю "набросить", в совокупности, целых
45 минут к фактическому времени пути, у кого-то вполне могут невольно зародиться сомнения в
целесообразности такого подхода. Мой ответ здесь – колебаться не нужно. У нас в обществе
вообще сложился какой-то странный стереотип: приходить на работу или встречу раньше – чуть
ли не нонсенс, а задерживаться – вроде как, в порядке вещей. А ведь самое
"страшное", что может случиться при таком подходе – вы приедете куда-нибудь
минут на 20-30 раньше (но, скорее всего, где-то за 10-15, так как разного рода
"замедляющие" обстоятельства по пути отыщутся всегда). Однако, в этом,
согласитесь, нет абсолютно ничего плохого / страшного – гораздо хуже будет опоздать. Кроме
того, такой подход даёт просто уникальную возможность немного замедлить
стремительный темп современной жизни и приводит к наличию массы альтернатив.
Каких? Бежать по эскалатору или спокойно постоять справа, врываться с "безумными
глазами" в переполненный транспорт или подождать следующего (а, возможно,
пройтись остановку-другую пешочком), не торопясь прогуляться и привести в
порядок свои мысли перед встречей или стремглав нестись, высчитывая секунды, с
одной навязчивой идеей – только бы не опоздать.
Как-то мы беседовали на эту тему с коллегой из Департамента образования
города Москвы, и она решила попробовать. Буквально на следующий день результат
оказался налицо, и я слушал восхищённый рассказ бодрого и очень довольного собой человека.
Вышла она всего лишь на 25 минут пораньше из дома, и вот:
И
никакой суеты – одни положительные эмоции! Впрочем, что здесь говорить? Попробуйте сами и сравните. Но
тут возникает ещё одна "проблема" (многие любят приводить этот момент "против",
как самый главный аргумент) – например, расписание движения электричек
для жителей Подмосковья. Действуйте решительно – выбирайте ту, что заведомо идёт
на те же минут 15-20 пораньше – не прогадаете. Тем более, сделать это совсем не
трудно, так как утренний и вечерний графики движения весьма плотные. А если
учесть вполне возможные задержки в пути, да и просто хулиганские действия
третьих лиц (некоторые так и норовят навязчиво воспользоваться стоп-краном, с
целью сойти на пропущенной остановке, впустить некоего припозднившегося товарища
или просто "посмотреть, что будет"), то окажетесь на месте как раз вовремя или,
что гораздо приятнее / лучше, даже немного раньше. У
многих утро "завязано" ещё и с какими-то насущными делами / необходимостями – например, проводить
ребёнка в детский сад. И как здесь не мудри – опоздания на работу не избежать.
Что же, считаю, что и это не является уважительным поводом. Ведь не сто'ит
забывать, что работодателя (равно, как и иных лиц) не интересует и не должны
волновать какие-то ваши личные "заморочки". Вы чётко договорились на некие условия и
будьте любезны их догматично исполнять. Не можете – не "подписывайтесь" или, в связи с
изменившимися обстоятельствами, если это возможно, попробуйте оговорить, что,
например, на полчаса позже будете начинать рабочий день и так же заканчивать. Не
получается или не хочется? Ищи'те другую работу – несомненно, это будет честно и справедливо.
Кстати, в рассмотренной выше ситуации отдельные сотрудники поступают весьма
"творчески". Договариваются с руководством об "официальном" ежедневном опоздании
на час, а приходят через 1,5-2 – "так получилось". Это самое настоящее хамство и
подобное поведение скажет о человеке далеко не в плюс, как среди коллег, так и
со стороны работодателя. Не нужно злоупотреблять нормальным / понимающим отношением людей, тем
более, которые тактично идут вам (так и быть) на встречу. В такой периодически повторяющейся
ситуации, ваши даже самые весомые (но, как показывает практика, буквально
бесконечные) аргументы очень скоро, вполне предсказуемо, будут
вызывать только смех, недоверие и раздражение. Не выводите людей из себя и
будьте честными хотя бы в таких мелочах.
Частенько возникают ситуации, когда вы даёте скоропалительные временны'е
обещания. От этого страдает качество работы (или того, чем вы заняты),
дёргаетесь сами (если вообще помните) и "напрягаете" окружающих. Постоянно приходится сталкиваться с
такими примерами, в основном, касающимися представительниц прекрасного пола. Вот
время неуклонно приближается к концу рабочего дня и девушка отвечает на звонок,
что через пару минут уже выходит с работы. А тут оказывается, что не "проходит"
важное электронное письмо, которое нужно обязательно сегодня отправить и, кстати, надо
забежать перед дорогой в туалет – привести себя в порядок. Итог – выход через
неопределённое время. Зачем же обещать нечто и самому устанавливать чёткие
временные рамки (за язык-то ведь никто не тянет) в подобных случаях? Несомненно,
гораздо разумнее использовать нейтральные
формулировки: "сейчас закончу отчёт и выхожу" или "давай я перезвоню, когда буду
спускаться в лифте". Если, по определённым причинам, это невозможно или
некорректно, то помните про "волшебную" цифру 15 минут и эффективно её
используйте.
Интересный у нас народ – опоздания возводятся чуть ли не в культ и, иногда,
считаются не просто уместными, а прямо-таки "обязательными". Вот, например,
томится на скамеечке влюблённый юноша, с нетерпением поглядывает на часы в ожидании
"девушки
своей мечты" и хорошо помнит народную мудрость про "классические" ситуативные
задержки. А, не дай Бог, она явится в точно назначенное время – это же будет
самый настоящий
"шок"! Аргумент с "наведением марафета", как весомой причиной задержки,
абсолютно спокойно воспринимается сознанием социума, а на самом деле является
абсолютной невежливостью по отношению к другому человеку. Если заведомо знаете, что на
все эти прихорашивания необходим час "с хвостиком", так и договаривайтесь решительно через
два. К
счастью, при определённом подходе, это очень быстро "лечится". Вот, например,
один мой знакомый пару раз "накололся" с подобной ситуацией, опоздав из-за
девушки на важные для него по делам мероприятия, где нужно обязательно быть
вовремя. Обдумав ситуацию, он стал реализовывать очень простую схему: чётко
оговаривал с партнёршей критичный срок её выхода из дома и аргументировал
необходимость быть самому вовремя в любом случае. Подъехав на машине к дому
любимой, он честно ждал до установленного срока и пару раз уезжал в "гордом
одиночестве". Предсказуемый результат не замедлил сказаться: на третий раз и
далее девушка стала не только успевать, но и выходить раньше, при этом,
нисколько не ущемляя свои "марафеты". Почему так? Просто стала вынужденно лучше
планировать своё время. Возможно, не самая хорошая методика обучения, зато
действенная.
Поэтому, давайте не будем "разбалтываться" и думать только о себе-любимом,
грубо обижая
окружающих своим пренебрежительным отношением к договорённостям. Помните, что
самое дорогое, что есть у каждого из нас – это время. Хотите нанести кому-то
самое тяжкое оскорбление? Опаздывайте и будьте неточны. Это избавит вас от
необходимости говорить вслух о том, насколько низким, недостойным и ничтожным
является в ваших глазах этот человек и всё ему сопутствующее. Вам наплевать на его время – и этим
уже абсолютно всё
сказано.
Находясь на работе, обязательно относитесь чутко к времени окружающих – они это
неизменно оценят. Если вас попросили подойти или сделать что-то другое, и вы
ответили – "сейчас" или "через пару минут", то будьте любезны нести полную
ответственность за свои слова. Возможно, это какой-то пустяк, а может быть,
именно сейчас это очень важно для человека – он ждёт, ждёт, а вы всё не идёте –
подводите, однако. При этом, скорее всего, вы за другими делами просто банально
забыли, что он подходил, собственный ответ или вообще предмет разговора. А это
очень не хорошо - окружающие неизменно плохо воспринимают подобное пренебрежение. Поэтому возьмите себе за правило – сразу брать в таких случаях чистый
лист бумаги, делать заметку и ставить прямо напротив – так сказать, памятка. Не
кладите её на клавиатуру или просто на стол – лист обязательно будет задвинут в
сторону и затеряется. В
поездках сто'ит помнить, что необходимость забегать в закрывающиеся двери,
например, вагона поезда метрополитена, попросту отсутствует. Выигрыш в пару
минут ровным счётом ничего вам здесь не даст, а вот различные неприятности найти
очень даже можно. Частенько приходится наблюдать пассажиров с зажатыми дверьми
куртками и сумками – и это, разумеется, ещё не самое худшее. Вы можете возразить
– опаздываю и для меня эти несколько минут ожидания следующего поезда очень даже
принципиальны. Отвечаю – планируйте время грамотно, а также прикидывайте:
сколько его у вас уйдёт на лечение вполне возможных травм или на поиск и
приобретение, допустим, новой одежды или сотового телефона – не говоря уже о
материальной составляющей вопроса. Это, кстати, ещё одна из известных
характерных черт наших соотечественников – быть умными задним числом.
Рабочий день подошёл к концу, и здесь имеет смысл постараться уйти вовремя, а
вот насколько стремительно двигаться в сторону дома (некоторые прямо-таки
"летят"), опять необходимо
определяться вам самим, исходя из общего морального и физического состояния, а
также текущих планов / дел. Помните – то, что вы прибудете домой на 15-30 минут позже
– скорее всего, абсолютно никак не повлияет на решение бытовых и большинства других вопросов. Ещё
одна актуальная здесь тема – как всё успеть, ведь столько надо сделать? Слушаешь
какого-нибудь человека и умиляешься: ему завтра туда, сюда и ещё куда-то и
что-то надо – как же он, бедный, качественно осилит подобный ком забот? А
очень просто и эффективно, если помнит народную мудрость – у страха глаза
велики. Не верите? Тогда возьмите обычный лист бумаги формата “А4” и шариковую
ручку. Теперь перечислить сверху все дела, которые необходимо сделать завтра.
Получилось? Что же, рисуем горизонтальную схему, состоящую из образующих цепочку
кружочков. Сделано? Внимательно смотрим на список и определяем оптимальную
последовательность выполнения задач, отображая это внутри кружочков слева на
право. Если всё готово, идём дальше – от каждого кружочка вниз делаем
вертикальные цепочки из окружностей поменьше и перечисляем там более подробно
основные этапы выполнения. Тут заодно надо обратиться к воспоминаниям – не
хотели ли вы в перспективе сделать что-то ещё в том же месте или недалеко.
Готово? Отлично. Теперь "грубо" прикиньте время для каждой операции и суммируйте
для всех категорий. Сделали? Видите итог? Перед вашим изумлённым взором
предстаёт такая картина – не так уж много времени надо затратить на всё
необходимое, даже с учётом "заодно там же решить и другой вопрос". Отсюда вывод
– можно заняться ещё тем и этим или просто посвятить время той или иной форме
отдыха. Не
ожидали такого результата? А зря – всё так и есть. К тому же теперь у вас в
руках оказалось ещё и подробное руководство – как, где, что и когда необходимо
сделать, практически исключающее довольно часто возникающую ситуацию – человек
где-то побывал, а потом, задним числом, припоминает – совсем забыл: хотел там
ещё то сделать и рядом куда-то зайти. При этом, заметьте, на всё это у вас уйдут
примерно всё те же 15 минут, что просто несоизмеримо с временными и
психологическими затратами (не говоря уже о результатах) при "классическом
подходе" многих людей (особенно тех, кто неизменно утверждает, что он "всё
помнит"). Ничего сложного, не так ли? Не
рассуждайте абстрактно, что надо бы как-нибудь действительно попробовать
начать грамотно
распределять время (это ошибочный путь), а непременно действуйте уже сейчас. Кстати, вот
достаточно показательный случай, когда договариваясь о встрече с одним
достаточно известным в сфере российского тайм-менеджмента человеком, я
столкнулся просто с изумительным фактом. Читаешь его глубокие книги и понимаешь
(а если нет – там говорится об этом и совсем уж прямым текстом) – у подобного "гиганта
мысли" каждый день расписан практически по секундам минимум на неделю вперёд.
Интересуюсь: "Когда у вас будет возможность подъехать?" - и в ответ неожиданно
слышу: "Могу в любое время – только скажите, как вам удобнее!". Ну что тут скажешь… И ещё
один совет, который поможет постоянно быть в форме: контролировать время и
тренировать мозг. Всем настоятельно советую бинарные часы (хотя сам предпочитаю
ROLEX,
а вы – несомненно, какую-то другую марку, но мы здесь говорим исключительно о деле,
а не симпатиях или имидже)! Для тех, кто что-то об этом
слышал, но не вникал подробнее, поясню: время (дата, год) определяется с помощью
подсчёта количества светящихся диодов. Задача немного усложняется тем, что их
значение бывает как единичным, так и десятичным, кроме того, через определённый
незначительный временной интервал диоды гаснут – смотреть и считать надо очень
быстро. Только не берите модели с разноцветными огонёчками – пусть они будут
однотонными, так сложнее, интереснее и, разумеется, эффективнее. Попробуйте – не пожалеете. Да и просто
у вас окажется оригинальная вещь в нетрадиционном исполнении.
Вот, пожалуй, и всё, чем я хотел поделиться в настоящей статье. Думаю, в конце
уместно
подытожить:
Думайте, планируйте и вы будете непременно делать всё и даже ещё больше вовремя!
июль 2006, 2008
Copyright © Свидетельство о публикации в электронном СМИ № 2905250293 |
