Статья "Как сделать электронную презентацию"

/ доступные ссылки выделены жирным шрифтом /

Идёт время, а создание электронных презентаций, которое ещё лет 15 назад было многим в новинку, как ни удивительно, продолжает и сейчас вызывать весьма схожие затруднения (в отличие, кстати, от освоения инновационных возможностей того же очередного нового смартфона) у людей разного возраста, уровня компьютерной грамотности и эрудиции. Да, чего-то этакого делается достаточно нимало, но вот содержание работы явно оставляет желать намного лучшего, в чём я недавно очередной раз имел возможность убедиться, присутствуя на одном масштабном образовательном мероприятии. Тому - как именно лучше всего подойти к воплощению в жизнь этого актуального вопроса, будет посвящена настоящая статья.

На фотографии справа я запечатлён моим замечательным крымским знакомым у летней набережной в Феодосии. Мечта, простор, неиссякаемая тяга к захватывающим путешествиям, желание открыть что-то удивительное и неизвестное, сочетание классики и современности, томительное ожидание нового и непременно очень интересного, а также весьма актуального и детального - на мой взгляд, в том числе, это всё можно увидеть на заднем плане снимка. Что же это, как не весьма удачная аналогия той самой замечательной электронной презентации, о которой я собираюсь говорить ниже? Именно поэтому, рассматриваемая фотография показалась мне очень уместной иллюстрацией рассматриваемому тексту.

Прежде, чем открывать / включать компьютер и тянуться к ярлыку запуска программы (параллельно с особым удовольствием отмечая, что для технических аспектов создания электронной презентации вполне достаточно лишь минимального уровня информационной культуры), сосредоточьтесь, уделите / запланируйте требуемый объём времени и составьте послайдовый план будущего "шедевра". Если вы хотите сопровождать им своё выступление (тогда ещё советую обязательно прочитать мою статью об особенностях подготовки аудитории к подобным событиям) продолжительностью 1-2 академических часа или отослать / переписать кому-то для ознакомления - лучшего всего остановиться на 15 слайдах (как показывает практика - это оптимальное количество и, в большинстве случаев, буквально "золотая середина"). Кстати, всё чаще разноплановые события начинают использовать электронную презентацию в качестве обыкновенного фона, в чём я очередной раз убедился, побывав пару недель назад на очень душевном, красочном, завораживающем потрясающими спецэффектами и именитыми гостями юбилейном концерте к 70-летию Михаила Шуфутинского в концертном зале "Крокус Сити Холл". Когда же речь идёт о мероприятии, более масштабном по времязатратам (те же курсы повышения квалификации) - здесь, конечно, нужно явно говорить о том, что будет гораздо уместнее / объёмистее (пример моей презентации по тайм-менеджменту в сфере менеджмента образования, рассчитанной сопровождать очные выступления на 72-часовых курсах).

План должен быть однозначный и содержать в себе конечные тщательно выверенные формулировки текста (простые, краткие и очевидные для понимания, без аббревиатур и специфических терминов), иллюстраций (чтобы не найти себе лишних проблем, в том числе, с законом, старайтесь использовать исключительно собственные снимки / рисунки, а не те, которые удалось отыскать в глобальной сети) и другие особенности (например, ссылка на видеоролик) для каждого слайда. Как правило, на первом уместно разместить наименование / логотип организации, имя автора / ведущего события и название мероприятия с кратким описанием / слоганом. На втором слайде отразите более подробную информацию для слушателей о том, что именно будет происходить в рамках заявленного события или описывать его суть. 3 - 13, соответственно, станут содержать уже все актуальные подробности / особенности рассматриваемой темы. В предпоследнем слайде уместнее всего сделать краткие практические выводы обо всём прослушанном, а итоговый - отвести под контактную информацию, подразумевающую, как личные данные автора / ведущего (для "обратной связи", послекурсовой поддержки и другого вполне возможного взаимодействия), так и телефон / адрес электронной почты / сайт (индекс и / или фактический с юридическим адреса здесь будут явно излишни) организации, которую вы представляете. При этом, обратите внимание, что основной визуальный упор (равно, как и остальные), по возможности, следует сделать именно на себя (при этом, разумеется, ни в коем случае не превращая значительную часть слайдов в захватывающее повествование только о жизнеописании собственной персоны - не забывайте, что слушатели точно ждут несколько другого) - ведь ваша первоочередная задача, очевидно, состоит в том, чтобы люди хотели в дальнейшем работать именно с вами (как с человеком, так и с профессионалом), независимо от такого, интересы каких структур вы будете представлять на конкретный момент времени. Как это сделать? Очень просто - например, ненавязчиво используйте фотографии по теме слайдов, где, в том числе, присутствуете вы и / или почаще приводи'те примеры / делитесь яркими, краткими и доступными "зарисовками" из собственного опыта, на которые, именно в таком контексте, как правило, весьма почему-то скудны' презентации.

Говоря о тексте на слайдах, обязательно учитывайте то, как вы собираетесь использовать вашу презентацию. Если сопровождать ею своё блестящее выступление, то уместнее всего будут яркие / броские и хорошо запоминающиеся тезисы с кратким пояснением под ними. Когда вам необходимо ознакомить с этим людей в формате пересылки по электронной почте, то напротив - слайды должны содержать много (конечно же, в меру) текста, чтобы у адресатов была возможность беспроблемно разобраться с тем, что именно вы хотите до них донести. Конечно, можно сделать и универсальный вариант презентации, подходящий подо все цели, но, как и любое подобное решение, оно будет далеко не в полной мере решать задачи, стоя'щие перед обоими приемлемыми / наличествующими форматами.

Во многих крупных компаниях, не только оформление презентации, но и вычитку текста принято поручать команде дизайнеров вместе с корректорами. При всех видимых плюсах такого подхода (кстати, иногда это действительно оказывается самым правильным решением, как по сути, так и, в том числе, относительно частичного снятия с себя ответственности за конечный результат), здесь есть и свои очевидные недостатки. Начиная от времени на согласования / уточнения и работу, которое, как правило, весьма значительное, а презентация частенько нужна уже "на днях", а то и "вчера", и заканчивая предсказуемой сложностью с самостоятельным аналогичным (ведь, мягко говоря, далеко не все хорошо владеют теми же графическими редакторами) внесением в результаты каких-либо актуальных изменений. Именно по этой причине, когда около  12 лет назад я решил сделать собственный сайт, несмотря на обилие предложений от хороших знакомых и коллег в "бескорыстной профессиональной помощи", посчитал гораздо уместнее разобраться с этой темой самостоятельно и воплотить всё исключительно так, как сам вижу, хочу, понимаю и воспринимаю в произвольный момент времени, без каких-либо "завязок" на третьих лицах. Как показала практика - это правильное решение, на котором я, в свою очередь, советую остановиться и вам.

Между тем, ваш план готов, и вы можете открыть программу, где создадите свою презентацию. Несмотря на обилие сейчас тематических решений, советую не мудрить, а воспользоваться "классической" Microsoft PowerPoint. В ней всё настолько просто, что трудно сделать что-то не так (пожалуй, главная сложность здесь для некоторых моих коллег - определиться с форматом 16х9 или 3х4, где я посоветую "современный" первый), и, наверное, единственное, о чём нужно неизменно помнить - поменьше "наворотов" (например, анимации и переходов) без обоснованной на то веской необходимости. Будьте проще и люди к вам, разумеется, потянуться, в том числе, в контексте понимания. Кроме того, например, для отсылки презентации по электронной почте и / или оставления на компьютере принимающей стороны, давным-давно принято делать это, сохранив файл в формате PDF, где все эти штуки попросту не будут работать.

Оформляя слайды вашей презентации, учитывайте, что их очень желательно выдерживать в едином стиле (к слову, при всём вашем предсказуемом желании ярко творчески выразиться и запомниться, принимайте во внимание, что для большинства случаев будет уместным всё-таки воплощение, близкое к классическому, но всё-таки индивидуальному) -  по цвету (избегайте контрастных сочетаний, "режущих глаз", а так же неоднозначно трактуемых цветовых совокупностей / форм - например, ассоциирующихся с нацисткой символикой), размеру / типу шрифтов (лучше всего использовать стандартные - тогда они точно будут везде корректно отображаться) и прочим параметрам. На слайдах 3-13 включительно будет уместной "шапка", которая позволит слушателям однозначно понимать - к какой именно теме / параметру относятся приводимые ниже тезисы, картинки и пояснения. При этом, нет смысла, без какой-то действительно особой необходимости, отводить под переход к каждой новой теме / параметру отдельный слайд-заставку. Когда у вас возникает необходимость сделать надпись поверх фона, где она плохо читается, наложите предварительно "слой" из какой-нибудь базовой фигуры, выберите её цветность и степень прозрачности (заодно вспомните доступную из меню функцию смены планов для объектов). Если есть необходимость демонстрации видеоролика (удачнее всего, если он будет записан в формате "mp4" - тогда, скорее всего, точно откроется практически везде) или вы собираетесь выступать с презентацией около двух академических часов (тогда это замечательно сойдёт за перерыв и позволит слушателям лучше воспринимать продолжение события), поместите ссылку на него где-нибудь посередине - слайд 8 - 9. При этом, заранее убедитесь, что ваша ссылка ведёт на корректно открываемый ресурс в глобальной сети, которым смогут воспользоваться люди и без вашего присутствия рядом. Однако, как объём всей презентации, так и подобных её дополнений, разумнее всего выдержать в рамках до 20 Mb (это не сложно, особенно, если заранее уменьшить размеры иллюстраций, например, в программе Microsoft Office Picture Manager, где заодно можно удобно сделать актуальную обрезку и "поиграть" с цветом, яркостью и контрастностью, принимая во внимание, что последние вполне могут отображаться очень своеобразно на разном типе экранов / оборудования). Ведь именно в таком случае, ваш файл непременно пройдёт к адресатам по электронной почте и загрузится из других источников (например, "облачных") даже при не очень быстром доступе к Интернету.

В процессе работы над каждым слайдом, обязательно переходите в режим "слайд-шоу", чтобы посмотреть - а как это будет выглядеть при показе / просмотре. Кроме того, учитывайте, что, скорее всего, в ближайшее время вы ещё неоднократно вернётесь к презентации, чтобы что-нибудь добавить / подкорректировать. Кстати, несмотря на кажущуюся простоту и желание многих просто взять в той же глобальной сети, отыскать презентацию на нужную вам тему и, так сказать, "адаптировать" её под свою, я настоятельно не советую это делать. Там может быть множество своих "подводных камней" (вовсе не очевидных сразу), которые вполне способны "всплыть" в самый неудачный момент (начиная с чего-то совершенно неудобоваримого в "свойствах файла", где идёт его подробное описание - в любом случае, обязательно гляньте и подкорректируйте находящийся там текст до использования презентации по назначению). А оно вам нужно? Будьте честными перед собой и слушателями - только этот путь приведёт к успеху.

Завершив работу над последним слайдом, прервитесь, а немного позже вернитесь (лучше всего, неоднократно и не переутомляя себя излишним сосредоточением исключительно на этом вопросе, чтобы не "замылился глаз") к презентации и попробуйте взглянуть на неё, как человек посторонний и не особенно в теме. Наверняка найдётся - чем ещё её можно дополнить, а какие моменты поудачнее отредактировать. Если вы предполагаете сопровождать такой презентацией своё выступление, то попробуйте провести репетицию - как именно это будет выглядеть (обязательно проговаривая, пусть и "черновой вариант" речи, но вслух для самого себя), в идеале - привлекайте в качестве слушателя хотя бы одного человека, способного высказать внятное и более-менее объективное суждение, как о результатах вашей плодотворной работы на компьютере, так и насколько всё это вообще выглядит понятно, интересно и гармонично. Уверен, что и на основании этого, вам явно покажется уместным изменить здесь что-то ещё.

Когда всё готово, сохраните презентацию в несколько разных мест (на компьютер, выносной жёсткий диск, в "облако"), внятно обозвав файл (а не, как многие торопятся, например, "1111.pptx"), очень желательно в виде индивидуальных сохранений по версиям / дате (к ним иногда приходится вернуться, и это не такая уж редкость). Теперь у вас к ней есть не только разные возможности доступа, но и высокая степень гарантии, что все ваши труды не пропадут даром из-за какого-то компьютерного сбоя или потери носителя. Здесь только следует обратить внимание на то, что внося даже минимальные изменения в один вариант презентации, необходимо продублировать это / перезаписать и во все остальные (то есть, будьте собраннее и методичнее), иначе весьма быстро возникнет путаница. Конечную версию файла обязательно назовите так, чтобы это было очевидным для вас, сохранив её в рассмотренные ранее места в форматах - PPT (это, чтобы она могла корректно открываться в разных версиях Microsoft PowerPoint) и PDF. В ряде случаев, под конкретное событие, уместно будет распечатать презентацию на бумаге, обязательно сделав это в цвете и оформив соответствующим презентабельным образом с качественной обложкой и прошивкой.

Не забывайте актуализировать вашу презентацию, какой бы идеальной и многократно зарекомендовавшей себя с самой лучшей стороны она вам не казалась. Ведь жизнь течёт неизменно вперёд и обязательно появляется что-то новое в каждой области - данные, опыт, меняется законодательство, становится другим ваш статус / регалии или контактная информация. Даже вкусы по цветовой гамме и что-то связанное с иллюстрациями может уже больше мешать, чем помогать. Не упускайте это из вида и вспоминайте почаще для всё того же наилучшего результата.

Что ещё будет актуально добавить в конце? Непременно смотрите на то, что делают в этом направлении другие - возможно, какие-то их приёмы / подходы к оформлению и структуре презентации покажутся вам актуальными и вы адаптируете их в том или ином виде под собственные задачи. Если вы не очень уверены в своих силах, собираясь сопровождать этой презентацией своё выступление, вполне можете поставить понятные вам (замаскировав под тот же элемент оформления), но недоступные для окружающих "маячки", которые подскажут, например, что будет на следующем слайде. Покажи'те свою презентацию другим людям (отдав особое предпочтение тем, кто создаёт, по вашему мнению, действительно хорошие презентации) и попросите высказаться максимально объективно - чего здесь ещё не хватает, не совсем раскрыто, плохо читаемо или желательно. Выслушайте их мнения / аргументы / предложения, но только самостоятельно решайте - менять ли что-то на этом основании или нет. Если ваша презентация включается в файл с другими, посмотрите - как всё это будет выглядеть и не требуется ли вынужденно внести какие-то изменения, чтобы ваша работа наилучшим образом соответствовала единому новому формату (например, у всех, кроме вас, пояснения к тезисам написаны маленькими буквами или используется другой вид маркеров). Когда формат мероприятия подразумевает, что вы выступаете на фоне презентации вместе с кем-то - обязательно заранее привлеките их, как минимум, к согласованию и ознакомлению со всем, отмеченным выше.

Простая, небольшая, яркая и авторская презентация - залог неизменного понимания между вами и окружающим Миром, возведённого в степень грамотного применения информационно-коммуникационных технологий!

Гольцов Кирилл

апрель 2018

Copyright © Свидетельство о публикации в электронном СМИ № 218040801043