Статья "Подготовка и проведение электронных презентаций"

/ доступные ссылки выделены жирным шрифтом /

Современные информационно-коммуникационные технологии дают уникальную возможность сопровождения выступления практически неограниченными средствами. Это текст, графика, анимация, звук, видео и коммуникации. Такой подход делает речь оратора не только более яркой и наглядной, но и позволяет слушателям гораздо эффективнее усвоить, запомнить и понять материал. Однако, исходя из грамотности подготовки электронного сопровождения, ваше выступление может иметь как оглушительный успех, так и потерпеть полное фиаско. Причём, с одним и тем же «базовым» текстом речи. Чтобы избежать подобного нежелательного развития событий, я хочу поделиться с вами своими мыслями и практическим опытом того, как можно свести вероятность этого к минимуму.

Самым распространённым, на настоящий момент, программным продуктом, используемым для создания / редактирования электронных презентаций, является Microsoft PowerPoint, входящий в пакет Microsoft Office. Скорее всего, именно он установлен на вашем компьютере. Разумеется, чисто технические моменты (как напечатать текст, вставить рисунок, сделать гиперссылку) в этой статье я опущу – полагаю, многие из вас знают их лучше меня, а подробнее остановлюсь именно на содержании.

Прежде всего, давайте однозначно определимся, что электронная презентация должна именно логично сопровождать ваше выступление, а ни в коем случае не подразумевать только озвучивание отдельных слайдов. «Остальное посмотрите и прочитаете сами» – это ошибочный путь. Соответственно, текст речи у вас должен быть готов заранее. Ни в коем случае не определяйтесь с тем, что говорить по ходу создания слайдов и уж тем более не ориентируйтесь на их количество («что-то маловато – надо выдумать ещё десяток»).

И так, прежде чем сесть за компьютер, возьмите лист бумаги и подумайте (или откройте текстовый редактор) – какие именно моменты вашей речи должны обязательно сопровождаться слайдами. Запишите. Будет большой ошибкой внесение корректив в текст выступления только потому, что в презентации это, как вам кажется, будет выглядеть как-то не так. Здесь, скорее всего, вы просто делаете что-то не то – подумайте ещё немного.

Если вы всё добросовестно записали, то перед взором предстаёт последовательная / логичная структура предполагаемой презентации. Теперь выявите и зафиксируйте главные моменты (сделайте упор на максимальную популярность изложения и утвердительную краткость) по каждому структурному элементу, ещё раз (или несколько) всё внимательно проверьте и – готово. Теперь у Вас есть всё необходимое для перехода к непосредственному созданию электронной презентации.

Давайте сделаем количество пустых слайдов, согласно вашей выборке и прибавим ещё три – один для начала и два для завершения действа. Здесь возникает вполне справедливый вопрос – существуют ли какие-нибудь «лимитные нормативы»? Хочется и то и другое, да ещё и вот это вставить! Давайте рассуждать вместе. Хорошо смотрится лектор, через слово оборачивающийся к компьютеру, чтобы переключить слайд или обрывающий себя постоянно на полуслове ввиду автоматической их смены? Полагаю, что нет и, как показывает моя практика, оптимальным вариантом является объём до 15 слайдов. Кроме того, ваше выступление, да ещё обилие смены слайдов предсказуемо совсем скоро утомят аудиторию и притупят внимание. Поэтому, выберем на каждый раздел по 1 – 3 слайда, исходя из предполагаемой продолжительности по времени и тематике каждого из них – здесь поместите краткие, броские, простые выводы / призывы.

Получилось? Отлично. Теперь задумаемся вот над чем – презентация призвана сопровождать Вашу речь, максимизировать её эффект и понимание слушателями. Исходя из этого, наверное, не стоит загромождать слайд массой текстовой (не более 10-15 слов с обязательным использованием крупных стандартных шрифтов), графической и анимационной информации. Ведь аудитория должна внимать вам, а не сосредотачивать усилия на прочтении длинного текста или разглядывании неких графических изысков. То, что Вы хорошо владеете Microsoft PowerPoint, поверьте, они готовы принять на веру. Кроме того, пожалуй, стоит отказаться и от аудио сопровождения всей презентации, а поставить звук именно на те слайды, где это действительно необходимо. По аналогии, видимо, стоит очень внимательно рассмотреть вопрос о целесообразности включения сюда анимации и видео.

Помимо, собственно, самого восприятия окружающими вашей электронной презентации, стоит учитывать и техническое оснащение места выступления. Согласимся, уж очень трудоёмко переделывать всю презентацию, если вы будете поставлены перед фактом, что, например, завтра необходимо выступить на очень «слабом» компьютере, без наличия колонок и проектора на, допустим, 15-дюймовом мониторе, не говоря уже о разности версий того же Microsoft PowerPoint. И как, интересно, в таком случае вы будете показывать свои объёмные картинки, осуществлять вывод звука или предоставлять возможность слушателям прочитать 20 строчек мелкого текста в таких непростых условиях? А ведь это вовсе не утрированная ситуация, а реальность, с которой я частенько сталкиваюсь.

Решение напрашивается самое простое и эффективное – тезисное отображение информации, возможно, в сочетании с незамысловатыми таблицами и небольшими понятными графиками. Сделайте электронную презентацию, основываясь на это, и вы всегда будете на высоте – практически на любом тематическом оборудовании она будет замечательно работать и, что самое главное, с максимальным эффектом. Даже если ваша речь очень яркая, интересная и актуальная для аудитории, людям просто необходимы краткие, чёткие, запоминающиеся и однозначные выводы / тезисы по каждому пункту. Вот их и вставьте в слайды – несколько крупных простых слов, которые даже на мониторе обычного компьютера, в большинстве случаев, аудитория разглядит без особого труда.

То есть теперь структура вашей презентации приобретает такой вид: слайд с названием раздела, группа слайдов с выводами и далее «по кругу». Понятно, что если какой-то раздел состоит всего из одного слайда, то нецелесообразно отводить на это два (название и тезис) – лучше эффективно совместить.

Чем же заполнить первый и два последних слайда? Очевидно, что вам необходимо представиться слушателям (не только с целью обретения популярности у широких народных масс, но и просто из вежливости) и обозначить тему с регламентом выступления – отведём под это первый слайд. В конце же, будет вполне логично сделать общий или ряд выводов, поблагодарить слушателей за потраченное время и оставить свою контактную информацию.

Вопрос с ручной или автоматической сменой слайдов решите в пользу первого варианта. Вы управляете своим выступлением, а не презентация вами! Особое внимание уделите отсутствию «слайдов-пустышек», которые можно смело пропустить или с чем-то совместить. Очень неприятное впечатление оставляет лектор, который начинает быстро перелистывать слайды, бормоча: ”это – не надо, то – пропустим, здесь – не для вас…”.

Теперь давайте посмотрим, что получилось. У Вас возникли какие-то сомнения? В самом деле, как-то всё очень простенько, не задействована масса дополнительных «наворотов», да и то, что вы видели у коллег в рассматриваемой области – весьма отличается. Оставьте все эти беспредметные думы и помните, что для вас самое главное – добиться желаемого эффекта от речи и озвученных мыслей, а не продемонстрировать слушателям навыки работы с программным обеспечением компьютера. Поверьте, им это не так уж интересно и вовсе не за тем вы все собираетесь. Кроме того, вспомните, как выглядят дешёвые низкокачественные товары. Правильно – они все увешаны разного рода «вкривь вкось» наклейками и лейблами (кстати, до сих пор отдельные странные люди носят очки с такой «заставкой» в добрую половину линзы – плохо видно, зато окружающие будут знать, что это «фирма»). В качестве же противопоставления, высокобюджетная вещь обладает минимумом таковых, что только подчёркивает её «дорогую простоту». Так вот, ваша электронная презентация, в рассмотренном исполнении, уверенно приближается к последней категории.

Часто можно услышать настоятельные рекомендации засовывать в слайды «маячки» или делать некие видимые только себе пометки, подсказывающие содержание следующей страницы. В этом нет ничего плохого, но, применяя рассмотренный подход, ничего особо и хорошего. Например, последний элемент можно посоветовать, когда вы не совсем уверены в своих силах, волнуетесь и можете растеряться в самый ответственный момент или попросту отнеслись небрежно к подготовке выступления. Если же ваша речь проста и логична, да ещё заранее отрепетирована в совокупности с электронной презентацией – это излишне, а в некоторых случаях, может стать и негативным моментом, вызывая путаницу.

Что ещё может пойти не так? Давайте задумаемся об объёме вашей электронной презентации. В идеале он должен спокойно помещаться на обычный гибкий диск, как бы странно это ни звучало в наше время. Почему, если у Вас всегда в кармане USB-носитель не на один гигабайт? Всё просто. Например, у выделенного вам для презентации компьютера будут отсутствовать или по каким-либо причинам не работать USB-порты, а так же вполне возможно отсутствие CD и уж, тем более, DVD-привода. Пока не сталкивались ни с чем подобным? Что же, возможно, уже завтра это будет именно ваш случай.

Таким образом, есть смысл ответственно готовить простую, универсальную, с минимальными требованиями к технике, электронную презентацию один раз. Аргументы и примеры в вашей речи могут произвольно меняться (главным образом, в зависимости от особенностей конкретной аудитории), но общие выводы таковыми и останутся (при условии, конечно, что ваше мнение имеет тенденцию к устойчивости).

Итак, всё готово. Если вы использовали графические / видео элементы или ссылки на некие объекты, обязательно создайте тематическую папку, поместив туда презентацию и все названные элементы. Сохраните папку в три места: на жёсткий диск компьютера (чтобы удобнее было её потом отыскать в массе других материалов, обязательно тематически озаглавьте и прибавьте к этому дату первого выступления), на USB-устройство и CD / DVD-носитель. Два последних элемента захватите с собой и расположите в разных местах – например, карман пиджака и кейс.

В каком формате лучше всего сохранять электронную презентацию? Так уж повелось, что к правилам делового этикета отнесён сейчас формат PDF, но имейте в виду, что это касается только передачи данных третьим лицам. А как быть, например, когда вас просят после выступления предоставить несколько конкретных слайдов или вы сами не заинтересованы передавать кому-то весь авторский материал? Можно придумать ещё множество ситуаций, но ваш ответ будет неизменно таким:

  • Первое сохранение: формат PPT (по умолчанию), чтобы иметь возможность актуальной правки данных.
  • Второе сохранение того же самого: формат PDF (при этом обратите внимание, что некоторые элементы могут пропасть или отображаться некорректно – подправьте).
  • Третье сохранение (при необходимости изменения конечного варианта и оперативной передачи третьим лицам): формат PPS, так как на компьютере, предоставленном для демонстрации вашей электронной презентации, скорее всего, не будет установлено необходимое программное обеспечение Adobe.

Поскольку вы сохраняете одну электронную презентацию в разных форматах, обратите пристальное внимание на то, чтобы при внесении изменений в PPT-файл, не забывать актуализировать PDF / PPS-версии. Иначе однажды эти разночтения могут подвести. Так же имейте здесь в виду, что, возможно, вам придётся создавать ещё один файл формата PPT, в котором делать интерпретацию варианта презентации, ориентированную на статичное изображение. Это будет актуальным, например, при использовании в оригинале анимации или звука, которые не конвертируются в PDF.

Время, как всегда, пролетело незаметно и вот вы уже входите в аудиторию (разумеется, подъехав минут за 30-40 до начала мероприятия), где будет проходить ваше выступление. Прежде чем начинать что-то включать и делать, обязательно привлеките системного администратора или другого местного специалиста, отвечающего за техническую составляющую. Это будет не просто вежливо, но и позволит вам избежать массы сопутствующих проблем (например, если не очень хорошо знакомы с функционалом наличествующей модели проектора). Кроме того, параллельно вы сможете поинтересоваться о наличии и возможности использования тех или иных аксессуаров (интерактивной доски, колонок, вывода отдельных данных на печать).

Вот, наконец, рабочее место вам подготовили. Что надо сделать прежде всего? Правильно – переписать вашу электронную презентацию на жёсткий диск предоставленного компьютера. Это избавит вас от вполне возможного замедления и сбоев в работе с внешних носителей (только не распечатывайте на бумаге – электронная презентация для этого не предназначена!). Готово? Запустите и внимательно пролистайте слайды и убедитесь, что всё корректно отображается и работает правильно. Если что-то не так – сразу же исправьте, а заодно бдительно проверьте настройки программного продукта (управление показом слайдов, эффекты).

Теперь, если вы подошли к распределению времени правильно, остаётся ещё 10-15 минут для моральной подготовки к выступлению. Ни в коем случае не пытайтесь повторить ключевые моменты речи и вообще забудьте пока эту тему – ни к чему хорошему это не приведёт, поверьте. И, конечно, не заготавливайте и откажитесь от использования бумажных и иных носителей вашей речи (кроме, при необходимости, коротеньких тезисов) – она должна звучать от сердца и души, а не частично зачитываться с листа или слайда презентации.

Где расположиться для достижения максимального эффекта (разумеется, при наличии альтернатив)? Дам хороший совет. Перед началом мероприятия опробуйте несколько вариантов, и выберите наиболее комфортный для себя, в том числе, принимая во внимание нюансы, изложенные в следующем абзаце. Я обычно предпочитаю сидеть за портативным компьютером лицом к аудитории, а справа или слева разместить интерактивную доску (предпочтительнее) или экран.

Ещё один предварительный момент: контакт со слушателями до выступления. Как правило, они начинают подтягиваться за те же минут 15 до заявленного начала мероприятия и аналогичное время после (имейте в виду, что начав речь и показ слайдов, не стоит прерываться и возвращаться назад из-за нескольких новых лиц). Не держите их в коридоре, а позаботьтесь о том, чтобы помещение было заранее хорошо проветрено и готово (это можно согласовать с организаторами или же, придя пораньше, сделать самому). Зачем эти лица нужны вне рамок мероприятия? Да затем, чтобы установить непосредственный контакт с аудиторией до выступления, а не тратить на это время в процессе. Как здесь достичь максимального эффекта? Стереть грань лектор-слушатель и вспомнить, что все мы просто люди. Не сидите отстранённо, делая вид, что чем-то очень заняты, и не говорите со слушателями на официальном «сухом» языке. Вместо этого ненавязчиво поинтересуйтесь у них сами – как прошла дорога, посоветуйте – куда, как вам кажется, будет удачнее всего сесть, чтобы всё хорошо видеть и слышать, будьте непосредственны, обаятельны и внимательны. Для этого есть простое основание – люди отложили все свои заботы, дела и тратят время на то, чтобы послушать именно вас. Это большое доверие и ответственность, которые вы должны обязательно прочувствовать и быть благодарными, даже если догадываетесь, что кого-то к этому, так или иначе, обязали (тем более, не стоит усугублять ситуацию).

Аудитория наполняется слушателями, частично подключающимися к вашему общему разговору. Отлично, ведь это:

  • заранее расположит к вам часть людей, что немаловажно
  • изменит их настрой на мероприятие в сторону не критического (а вы прекрасно знаете, как у нас любят во всём искать недостатки), а эффективного восприятия
  • выявит темы / нюансы, которые особенно волнуют людей (непонятны им) и на которых, возможно, стоит остановиться в ходе выступления чуть подробнее
  • создаст благотворную почву для позитивного проистекания встречи
  • позволит выявить хотя бы часть «проблемных» слушателей и определиться со своей позицией относительно них до начала мероприятия

Если пришло время начинать, но значительной части людей ещё нет, то, в случае не особенной лимитированности срока окончания мероприятия, стоит подождать до 15 минут (здесь все прекрасно поймут причину припозднившегося конца), а вот при иной ситуации – решительно начинайте. Во всех случаях, опоздавшие лица, скорее всего, будут слушать вас внимательно (во всяком случае, вначале) и испытывать больше чувство некоторого дискомфорта и вины, нежели желания вам как-то «насолить». И то и другое, в принципе, играет вам на руку. Разумеется, обязательно встретятся слушатели, которые будут вести себя в рассматриваемой ситуации, как само собой разумеющейся. В самом деле – как же каким-нибудь солидным гражданам не опоздать, ведь необходимо выделиться и привлечь к своей выдающейся персоне взгляды «обычных людей»! Не обращайте на них внимания – вы здесь правы, а они нет. И уж тем более не позволяйте тратить время выступления на отвлечённое обсуждение дорожных «пробок» или сложных погодных условий, «неожиданно» повлиявших на невозможность кого-то быть вовремя.

Начать свою блистательную речь стоит с представления – кто вы (даже если это кажется излишним – задайте формат обращения: имя, имя и отчество или «товарищ Иванов») и откуда (при необходимости), внятно озвучить тему встречи и кратко пояснить её предметность (зачем всё это?), а так же уделить обязательное внимание регламенту мероприятия. Лучше всего будет довести до сведения слушателей (не в качестве предложения, а простой констатации имеющего место факта) следующий формат: вы выступаете столько-то времени (при этом просите не перебивать «по ходу», кроме ответов на собственные прямые вопросы к собравшимся), потом, например, в течение 15 минут отвечаете на вопросы аудитории и расстаётесь. Не забывайте отметить, что вы с удовольствием уделили бы встрече гораздо больше времени, но это «не в вашей власти». Если вам вдруг подсократили лимит времени, то стоит сказать, что в конце мероприятия вы оставите свою контактную информацию (телефон, электронная почта, Skype) и все желающие смогут связаться с вами в удобное для них время, чтобы уточнить, при необходимости, недопонятые / опущенные из-за этого моменты. И, разумеется, поддерживайте с аудиторией адекватную «обратную связь». А то недавно один мой коллега, замечательно выступивший по действительно очень интересной теме, в конце сказал, что по всем вопросам можно звонить на их «горячую линию», только «компания у нас небольшая и все в постоянных разъездах – если никто не берёт трубку, попробуйте ещё раз позвонить через день-два». Своеобразный подход.

Итак, вы начали выступление, сопровождаемое электронной презентацией. Аргументировать или пытаться что-то логически доказать аудитории – плохой путь. В вашей уверенной речи должна присутствовать только констатация фактов (утверждения!), профессионализм в тематической области и подчёркнутое уважение к слушателям. При этом внимательно наблюдайте за реакцией той части зала, которая уделяет вам искреннее внимание (не забывая, разумеется, и о других) – этот «индикатор» позволит вам безошибочно определить места, требующие уделения большего времени / внимания, равно как и те моменты, на которых не стоит задерживаться.

Сосредотачивайтесь больше на создании необходимой вам атмосферы встречи, чем правильности слога. Избегайте научных терминов и мудрёных аббревиатур – они не скажут о ваших глубочайших познаниях и широком кругозоре, а придадут не только излишнюю официальность встрече (если иное, конечно, не задано её форматом) но и, что намного важнее, сделают непонятным смысл слов хотя бы для одного человека. А ведь он может оказаться как раз именно тем единственным, кто должен, просто обязан всё правильно понять и услышать.

Старайтесь меньше употреблять «я», а делать упор на «мы» и безличностные формы – «было решено» или «есть мнение». Постарайтесь не пускаться в собственные пространные воспоминания или жёстко контролируйте их минимальную продолжительность (если уж никак невтерпёж) – далеко не всем может показаться настолько захватывающим ваш жизненный путь, как этого хотелось бы.

Упоминания даже малой части ваших степеней, титулов и заслуг вполне достаточно для начала мероприятия. Ошибочно думать, что из-за этого люди будут более внимательны, а вот их надежды на «нечто сверх» от вашего подобного выступления вполне могут и не оправдаться. Так, частенько приходится слышать речи некоторых коллег, в изобилии переплетённые словами «когда я защищал кандидатскую», «работая в Администрации Президента» или «мой уникальный для России опыт». Будьте скромнее и люди это обязательно оценят.

Если вы шутите, аудитория должна смеяться над этим, а не над вами! Ещё худший вариант – и серьёзная часть выступления вызывает хохот. Значит, вы точно на ошибочном пути.

Наконец, вы закончили с потрясающим успехом выступление, и дело дошло до вопросов. Избегайте желания ответить сразу всем, а старайтесь уделять внимание слушателю, непосредственно задавшему вопрос. Будьте кратки и однозначны. Если ответ вам неизвестен, нет уверенности в его точности или полноте – честно в этом признайтесь. При необходимости слишком продолжительных обсуждений какого-то момента – выдайте «сухой остаток» и предложите, при необходимости, подробные обсуждения провести в индивидуальном порядке позже. Аудитория это обязательно оценит. А вот уличение вас даже на мелком обмане может стоить потери безоговорочного доверия ко всему выступлению. Ведь вас уже «поймали за руку» на использовании подобных приёмов.

В точно назначенное время стоит решительно прекратить все дискуссии и, сославшись на собственное обещание, данное в начале встречи и отметив уважительное отношение ко времени всех собравшихся, тепло попрощаться.

Частенько слушатели просят переписать им вашу электронную презентацию – не делайте этого. Помните, что каждый продукт хорош для цели, которая ему изначально предназначалась. И если на фоне вашей великолепной речи презентация была «на высоте», то в совершенно иной обстановке и без вашего благотворного присутствия, скорее всего, эффект будет обратным. Не портите впечатление от столь удачно проведённого мероприятия у присутствующих. Смущает – как именно корректно отказать? Нет ничего проще – придумайте заранее несколько веских причин и, исходя из конкретной аудитории, смело и уверенно оперируйте ими. Например, аргумент с авторскими правами, когда «вы очень хотели бы и не видите в этом абсолютно ничего предосудительного, но третьи лица считают иначе» оставит серьёзное впечатление и не вызовет лишнего недопонимания. Однако, бывают случаи, когда, на произвольных основаниях, необходимо просьбу удовлетворить для определённых слушателей. Что же – нет ничего проще. Зная, что на конкретном мероприятии может иметь место подобная ситуация, заранее подготовьте вариант электронной презентации именно для эффективного дистанционного восприятия. Вот здесь стоит разбавить тезисы наиболее яркими фрагментами вашей речи, помудрить с анимацией и выполнить иные актуальные манипуляции. Вообще же, чтобы не дублировать, можно избрать третий путь – так сказать, универсальная презентация, которая сгодится для сопровождения речи и будет уместна к передаче третьим лицам. В этом случае, к тезисам стоит прибавить краткие пояснения. Однако, «золотой серединой», поверьте, это никак не станет – лучше уделите время и сделайте всё правильно.

Постарайтесь, чтобы все слушатели покинули аудиторию раньше вас – это воспримется, как некая законченность. И уделите сами немного времени помещению, особенно, если вы оказались в нём впервые. Осмотритесь, вспомните наиболее, по вашему мнению, удачные моменты выступления и отметьте – где при этом находились, какая часть слушателей была внимательнее, что препятствовало / помогало по ходу действа и подобные нюансы. Только после этого внимательно соберите свои вещи (перепроверьте – захватили ли USB-устройство / компакт-диск), сотрите с чужого компьютера сохранённые личные данные (не забудьте о ”корзине”!) и верните в прежнее состояние рабочее место – выключите компьютер, положите «где была» манипулятор «мышь», задвиньте стул.

Ещё один психологический нюанс – по возможности, постарайтесь вновь не встретиться с незнакомыми слушателями в тот же день. Очень часто бывает так, что вы случайно сталкиваетесь с ними в гардеробе, по дороге, в метро. Это нехорошо. Подождите в аудитории лишние четверть часа и уйдите в «гордом одиночестве». Помните, что люди должны вынести в душе ту уникальную атмосферу, которую вы сумели создать на встрече, а не вспоминать, как выступающий торопливо и нелепо застёгивал куртку или посещал туалет.

Не делайте в тот же день серьёзных выводов о произошедшем (в том числе, связанных с необходимостью внесения изменений в презентацию и / или текст выступления), а займитесь этим завтра (утро вечера мудренее). Ведь в большинстве случаев восприятие сейчас и потом будет очень разниться, и последнее станет явно объективнее.

Какие бы средства сопровождения выступления вы не использовали, они должны лишь лаконично, наглядно и эффективно иллюстрировать речь для максимального восприятия слушателями – не более того.

Гольцов Кирилл

август 2006, май 2009

 

Copyright © Свидетельство о публикации в электронном СМИ № 2905270449

 

главная страница | навигатор | работы и проекты | актуальные события | эффективное сотрудничество | обновления
обо мне | фотографии | видеоматериалы | авторские снимки | увлечения | интересные факты | контактная информация